[我演雕]的博客:
http://hj5203344.mypm.net
一個企業管理者的日常工作時間分配

我曾經總結過在施工企業擔任管理者時的日常工作,現在我到了建設單位擔任管理者,那么,我的日常工作是什么?時間都去了哪兒了呢?

第一是計劃、策劃。

我的記憶力不好,所以我用手機、筆記本等方式隨時記錄自己的思考。我把這些思考分為“修身”、“治業”等,即自我總結、工作計劃、工作心得等等。

每天早上上班前,我會在我的專用筆記本上,寫上今天的重點工作——我會把昨天、或者前天未完成的工作摘抄到今天來,繼續推進。比如某個項目的重要或緊急工作,比如安排某個會議,比如與某個關鍵人物的溝通計劃。

寫下“工作清單”后,我會在上班的第一時間,與相關人員溝通情況,或者下達新的要求。每溝通一項,我就會在筆記本上對應的條目上打勾,并寫上責任人的名字、完成時間等。

當然,有些思考或工作是寫給我自己的。它們可能是一個新的“思維火花”,或者是一個新的計劃,或者是一個新的值得總結的方面——比如這篇“日常工作總結”,就來自于此。我確切的講,有很多想法——事后證明很有效果,都來自于“靈光乍現”式的思維火花。

這部分工作會占用我大約5%的時間。時間分配不多,但對于工作的統籌、預判、推動都起到了很好的效果。

第二是會議。不得不說,我的大部分精力分配在各種各樣的會議上。我把會議根據是否形成會議紀要分為正式會議和非正式會議。

正式會議有例行會議,如集團工作例會,公司總經理辦公會,月度項目例會等。這類會議旨在分享信息、制定計劃、研究問題,對工作、項目有重要的驅動作用。還包括一些專題會議,比如我主持的項目專題會,是專門針對一個項目推進的會議。

非正式的會議很多,如現場會,內部部門溝通會,項目參建方溝通會。這些會議主要是針對某個或某些問題集中解決,往往不需要正式的會議紀要。

會議會占用我大概40%的時間。難怪有種說法,“管理者的主要工作就是開會和發文件,越高層的越是這樣”,看來有一定道理。事實上,會議是一種最有效的、集“統一認識、驅動工作、溝通信息”于一體的工作方式,其作用不可替代。

第三是溝通。溝通可以分為很多類,所以我每天都要花很大的精力去傾聽與表達,或者是“讀”和“寫”。

溝通有一對一的單獨溝通,有多人參加的多方溝通——比如會議就是;或者分為與組織外部溝通,組織內部溝通;或者是向上溝通——比如匯報工作,向下溝通——比如發布指令等。

我可能會因為要傳達新的信息或指令進行溝通,可能要檢查某項工作進行溝通,或者向領導匯報工作、爭取資源而進行溝通。我可能會在辦公室里邀請下屬來溝通,也可能走到下屬的辦公室去溝通,或者拿起電話打一通,或者在現場與參建各方溝通。

溝通會占用我25%左右的時間。我每周星期一早上,會與部門負責人溝通一次,確認本周工作的重點,分解到相關責任人,以確保我在開展我的重點工作時,這些重點工作仍然有人在推進。除此之外,我會在正式會議外的任何時間,主動與各方進行溝通——目的就是,確保重點工作“受控”——即,工作目前的進展是什么、下一步什么打算、出了什么問題,所有這些我必須完全掌握。

第四是文件處理。來文簽批,發文審核,各種匯報材料、信息報表審閱、修改、簽字……等等。

我似乎沒有固定的時間來處理文件,因為我的時間也會被領導和下屬安排。但坐到辦公時的時間里,我的第一優先事項是處理公文,無論是來文還是發文。我知道文件的處理速度,會影響到工作的及時性——我的工作會對某個下屬或某件事情的效率產生影響,所以我應盡快處理文件,并確保它盡快傳達到責任人手中。所以我會主動將簽批后的文件夾送給綜合部的文件傳閱管理者那里,或者是某位下屬那里。

處理各種各樣的文件,需要專注、專業和一些技巧。對自己不熟悉的情況,一定要提前了解情況再簽批;對于送出去的文件,一定要謹慎修改——管理者知道的信息更多,有責任讓文件體現更多、更準確的意圖。最重要的是,一定要安排專人跟蹤這些文件的進展——無論是來文還是發文,直到文件中的問題被解決為止。

文件處理大約要占去我10%的時間,其核心就是要準確和及時,也要完整——不能只簽批不追蹤。

第五是現場巡檢。我每周對重點項目現場必須巡視一遍,可能是周中,可能在周末。

無論如何,從別人口中說到的項目進度和問題,總是不夠準確的,必須親自到現場去看,才能收集到第一手資料。而要解決問題,對現場情況不了解,往往不能抓住問題的核心,不利于問題的解決。

我喜歡帶著問題去現場。比如我事先擬好,本周去項目主要看進度和文明施工情況,那我就主要檢查這兩個方面。或者我是為了解決某個問題去的,就會主要看這個問題有關的情況。所以看現場不能走馬觀花,要有目的性是關鍵。

同時,在看現場的時候,發現問題要第一時間指出來,最好是現場就解決。我喜歡看現場的時間召集參建單位一起看,邊看邊了解情況,收集問題。

現場巡檢是一項重要工作,能掌握第一手資料,它要占用我大概20%的時間。

總的來講,如果把會議和文件都看作溝通的一種方式的話,那么溝通占用了我70%的時間——這其中,與組織外部溝通用了30%,與組織內部溝通用了40%。計劃與策劃用了10%的時間,現場巡檢用了20%的時間。

所以,我每天的時間就這樣分配掉了。從上面可以看出,管理者最重要的工作是各式各樣的溝通,與不同人的溝通。所以,如果簡單地說,可以把管理者視為一個“信息處理者”——來的信息、去的信息,用溝通(或者信息)去影響他人。好比一個神經系統中的某級中樞,處理來的信息,發出去的信息,以此影響整個系統的運行。這個“中樞”要運行得有效、高效,必須提高它的處理能力,而提高處理能力的最佳辦法就是“升級”——通過不斷的學習、思考、實踐與總結,提升它的處理能力。所以,管理者真的要學習,要善于學習。任何停滯不前的“中樞”,必須形成“梗阻”、最后被系統自然淘汰。

我演雕 發表于 2019/4/28 0:03:25 閱讀全文 | 回復(0) | 引用通告 | 編輯 | 收藏該日志

發表評論:

    昵稱:
    密碼:
    主頁:
    標題:
公 告
登 陸
日志日歷
搜 索
日 志
評 論
鏈 接
統 計
新疆25选7走势图